Cultuur zit tussen mensen.
Het zit in de relaties die we hebben binnen de eigen groep, met de macht en leiders, met tijd en ruimte, met buitenstaanders en klanten. In deze relaties gebeurt het. Hier ontstaan de afspraken, groeit of daalt het vertrouwen. Zoals wij zeggen: culturen vormen zich in interactie en besluitvorming. En daarbij maken we onderscheid tussen de taakgerichte transactionele bullet-point vergaderingen. En de transformationele kampvuurgesprekken waarin ruimte is voor verbinding, nieuwe ideeën, het bespreken van lastige onderwerpen en formuleren van cruciale besluiten.
In het boek Building Tribes staan verschillende soorten kampvuurgesprekken beschreven. In ons werk bij organisaties maken wij hier veel gebruik, zeker tijdens onze op maat Build Your Tribe dagen. Het Lekgotla kampvuurgesprek bijvoorbeeld, is een krachtige gespreksmethode om wijze besluiten te nemen in complexe sociale systemen. Onze werkwijze is geïnspireerd op de de Lekgotla in Botswana, maar in Zuid-Afrika hebben ze de Indaba en in Sudan de Judiya. Wij hebben de lessen verzameld, vertaald en ingedikt naar iets dat fijn werkt op kantoor.
Wat levert een kampvuurgesprek op?
‣ Transparante besluitvorming. De leider, de chief, luistert goed en besluit zorgvuldig, op basis van alles dat gezegd is. De organisatie, de tribe, voelt zich gehoord én kan de chief aan zijn besluiten houden. Een kampvuurgesprek verbindt en geeft een nieuw sociaal contract.
‣ Rijke besluiten. Besluiten zijn verrijkt met ieders ervaringen, wijsheid en de minderheidsstem. Een kampvuurgesprek geeft richting en handelingsperspectief, op inhoud en proces, op korte en lange termijn. En het is kraakhelder hoe de besluiten tot stand komen. Lobbyen achteraf niet toegestaan. Voortschrijdend inzicht natuurlijk wel.
‣ Draagvlak. Mensen hebben de kans hun stem te laten horen, en voelen zich daadwerkelijk gehoord. Het draagvlak voor besluiten groeit spectaculair. Zelfs als je het oneens bent. Dan ben je tenminste wel gehoord. Echt gehoord. Tenzij je er niet bent. Dan niet. Eigen schuld.
‣ Rolhelderheid. Een chief moet wijze besluiten nemen. Moeilijke keuzes maken. Conflicten oplossen. Het dagdagelijkse ordenen. En de tribe levert input en doet daarna zijn best de besluiten zo goed mogelijk uit te voeren. Doen waar je van bent.
‣ Verbinding. Mensen spreken als mens, delen hun ervaringen en laten zich van hun kwetsbare kant zien. Een tribe is zo sterk als de kwaliteit van de onderlinge relaties. Geen betere manier dan een kampvuur om sterke relaties te bouwen.
HOE WERKT EEN KAMPVUUR GESPREK?
1. Voorbereiding. Wie nodig je uit en wie niet. De vuistregel is: nodig iedereen uit over wie het gaat, de relevante experts, en mensen die het gevoel hebben daar te moeten zijn. Ja, daar zit veel ruimte in. Maar dat regelt zichzelf.
2. Check-in. Met elkaar gevoel krijgen bij het onderwerp. Dat kan een kleine persoonlijke check-in zijn of een hele uitgebreide check-in met gastsprekers of een theatervoorstelling. Als het maar gaat over het onderwerp dat je wil bespreken.
3. De vraag. De chief legt zijn vraag voor aan de tribe. Eerst door de context te schetsen en te vertellen waar de vraag vandaan komt. Hij vertelt waarom het zo’n lastig besluit is en hoe de tribe kan helpen om een antwoord te vinden.
4. Verduidelijking. De tribe heeft de kans om verduidelijkende vragen te stellen, om informatie te krijgen die echt nodig is om de chief goed antwoord te kunnen geven. Soms verandert de chief zijn vraag, soms niet. Allebei top. Dat noemen we leiderschap en voortschrijdend inzicht.
5. Wijsheid delen. Iedereen mag input te geven op de vraag, hoe meer, hoe beter. Een talking stick brengt rust en ritme in de dialoog. De chief reageert niet, legt niet uit, verdedigt niet, stelt geen vragen. De chief luistert.
6. In bad. De tijd is om, of de wijsheid is op. Dan gaat de chief in bad – metaforisch natuurlijk. Hij trekt zich even terug om stoom af te blazen, te reflecteren en besluiten te nemen. De facilitator en een paar adviseurs gaan mee in bad, om de chief te helpen reflecteren en besluiten. En vooral om hem te helpen bij zijn chief- speech.
7. Chief-speech. De chief komt terug uit bad en deelt zijn besluiten. Dat is bijna altijd een combinatie van ‘laaghangend-fruit besluiten’ en ‘uitzoekbesluiten’. Korte en lange termijn. En natuurlijk bedankt de chief zijn volk voor hun aanwezigheid, hun openheid en de bereidheid om wijsheid te delen.
8. Uitchecken. De facilitator doet een korte check-out om reflecties van de tribe op te halen. Daarna dooft hij het vuur en sluit het kampvuurgesprek af. Vaak hebben tribe en chief behoefte aan napraten, dus hou rekening met lunch of borrel. Cultuur bouw je samen, met rijke interactie en wijze besluiten.
